Postępowanie lekarza i innych pracowników placówek medycznych z dokumentacją medyczną pacjenta jest ściśle regulowane prawnie. Odpowiednie artykuły i rozporządzenia dyktują prawa i obowiązki lekarzy w zakresie postępowania z danymi drażliwymi.

Prawa i obowiązki lekarza w kontekście dokumentacji medycznej

Zgodnie z artykułem 41 obowiązującej ustawy o zawodach lekarza i lekarza dentysty z dnia 5 grudnia 1996 roku, lekarz ma obowiązek prowadzenia indywidualnej dokumentacji medycznej pacjenta. Podczas dokonywania wpisu do dokumentacji medycznej jest on zobligowany do przestrzegania zasad określonych w przepisach prawa. Lekarz musi:

• odnotowywać w dokumentacji medycznej wszystkie informacje istotne dla procesu diagnostyczno-terapeutycznego,
• odnotować datę, złożyć swój podpis, przybić pieczątkę imienną i określić przyczynę dokonania modyfikacji w dokumentacji medycznej,
• udostępniać dokumentację medyczną pacjentowi na jego wniosek w formie i w sposób wybrany przez pacjenta,
• umieszczać w dokumentacji medycznej wszystkie informacje związane ze zdrowiem pacjenta, także takie, których odnotowania zażądał sam pacjent,
• prowadzić czytelną, uporządkowaną chronologicznie dokumentację medyczną zawierającą oznaczenie imienia i nazwiska pacjenta oraz numerację na każdej stronie.

Lekarz jest przy tym zobligowany do prowadzenia dokumentacji w sposób kompletny – nie może on czegoś pominąć i nie odnotować, nawet jeżeli żąda tego sam pacjent.

Jak lekarz powinien zachować się w kontekście tajemnicy lekarskiej?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, lekarz ma obowiązek zachowania w tajemnicy uzyskanych w związku z wykonywaniem zawodu informacji związanych z pacjentem. Lekarz może zostać zwolniony z obowiązku zachowania tajemnicy informacji w następujących sytuacjach:

• gdy badanie lekarskie zostało przeprowadzone na żądanie uprawnionych do tego organów i instytucji, lekarz jest zobowiązany poinformować o stanie zdrowia pacjenta wyłącznie rzeczone organy i instytucje,
• gdy zachowanie tajemnicy lekarskiej może stanowić niebezpieczeństwo dla życia lub zdrowia pacjenta bądź innych osób,
• gdy pacjent lub jego przedstawiciel wyraża zgodę na uchylenie obowiązku dotrzymania tajemnicy lekarskiej (pacjent musi być przy tym świadomy ewentualnych negatywnych skutków ujawnienia tajemnicy),
• gdy zachodzi potrzeba przekazania niezbędnych informacji o pacjencie lekarzowi sądowemu,
• gdy zachodzi potrzeba przekazania związanych z udzielaniem świadczeń zdrowotnych informacji o pacjencie innemu lekarzowi lub uprawnionym osobom uczestniczącym w udzielaniu świadczeń medycznych.

Obowiązujące przepisy RODO

Zagadnienie ochrony danych osobowych jest szczególnie istotne w placówkach medycznych z uwagi na intymny charakter informacji dotyczących stanu zdrowia pacjentów. Każdy szpital, przychodnia, gabinet lekarski oraz wszystkie inne ośrodki medyczne są zobligowane do takiej organizacji pracy, by możliwe było zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z normami narzuconymi przez RODO, każda placówka medyczna jest zobowiązana do przestrzegania przepisów o ochronie danych pacjenta, musi być przy tym w stanie to udowodnić w wypadku, gdy dojdzie do kontroli w tym zakresie. Dokumentacja RODO w placówkach medycznych obejmuje następujące elementy:

• klauzule informacyjne zawiadamiające o tym, kto, jak długo, w jakim celu i w jaki sposób wykorzystuje zgromadzone dane osobowe,
• uprawnienia i upoważnienia określające kompetencje członków personelu placówki medycznej w zakresie posługiwania się poufnymi danymi osobowymi,
• rejestr czynności przetwarzania danych osobowych pacjentów,
• katalog naruszeń ochrony poufnych informacji wskazujący sytuacje, w których może dojść do naruszenia przepisów RODO oraz metody postępowania,
• metody rozpatrywania wniosków dotyczących sprostowania informacji w obrębie danych osobowych,
• procedury regulujące wydawanie dokumentacji medycznej,
• katalog zasad określających sposób pracy w ramach systemów IT,
• umowy powierzenia podpisywane w sytuacji, w której placówka medyczna przekazuje informacje dotyczące pacjentów innym, zewnętrznym podmiotom.

Warto przy tym zaznaczyć, że przepisy RODO różnią się w zależności od typu placówki medycznej i powinny być dostosowane do specyfiki prowadzonej przez placówkę działalności.

Ochrona danych osobowych w placówkach medycznych

Ochrona danych osobowych stanowi nieodłączny element funkcjonowania placówki medycznej, zarówno prywatnej, jak i publicznej. Po wejściu w życie unijnego rozporządzenia dotyczącego ochrony danych osobowych znanego pod nazwą RODO, nastąpiła konieczność dostosowania stosowanych wcześniej rozwiązań w celu zapewnienia bezpiecznego przetwarzania wrażliwych danych pacjentów. Świadczeniem pomocy w zakresie ochrony danych osobowych w placówkach medycznych zajmują się wyspecjalizowane kancelarie prawne, które oferują usługi Inspektora Ochrony Danych Osobowych, a także przeprowadzenie audytu, opracowanie dokumentacji i procedur oraz przeprowadzenie niezbędnych szkoleń.